Воинский учет в организации: пошаговая инструкция, документы, риски

Осенью 2024 г. стартовал новый этап внедрения цифрового сервиса по воинскому учету. Как только Единый реестр ВУ начнет работать полноценно — военкомы смогут легко отслеживать организации, которые не предоставили сведения по военнообязанным работникам. И, так как штрафные санкции за нарушение правил воинского учета за последние годы увеличились значительно, — сейчас самое время организовать правильное ведение воинского учета на вашем предприятии.

Что такое воинский учет и зачем он компании

Воинский учет должны осуществлять все предприятия, исключая индивидуальных предпринимателей. Работодатель является связующим звеном, неким посредником между военкоматом и работником, собирающим и поставляющим сведения о военной обязанности. Состоять на воинском учете должны только призывники, мужчины призывного возраста, граждане запаса и военно-учетных специальностей, а также те, кто по причинам, оговоренным в 52 статье ФЗ №53, не состоял на срочной службе.

Воинский учет предполагает предоставление данных, которые способствуют планированию сборов и призывов. Что значит внесение в воинский учет для работодателя? Это значит, что ему потребуется осуществить комплекс действий, среди которых — передача военным комиссариатам данных по движению сотрудников, проверка документов ВУ при трудоустройстве, формирование комплекса локальных документов по воинскому учету, а в некоторых ситуациях — и произведение бронирования сотрудников, находящихся в запасе.

Корректность ведения воинского учета на предприятии проверяют визитеры из военного комиссариата или местной администрации. Если визит будет плановым — вам о нем сообщат, а вот о внеплановых узнать заранее не получится. Порядок проверок утвержден в Приказе №700 от 22.11.2021 в ред. от 23.11.2023 и предполагает одну проверку в год — для компаний, в которых работает более 400 сотрудников, каждые три года — для остальных организаций. 

На что обращают внимание проверяющие?

Важными критериями будут являться:

1. Соответствие ведения ВУ положениям закона;

2. Полнота информации в карточках по форме 10;

3. Корректность ведения бумажного журнала формы 29.

Если предприятие не соблюдает правила воинского учета, то ему грозят штрафные санкции. Штраф за воинский учет для организации составляет до полумиллиона рублей, для должностного лица — до 50 000 руб. Индивидуальный предприниматель будет отвечать как физическое лицо, если не исполняет возложенную на него воинскую обязанность. Выписать штраф военный комиссар вправе в течение трех лет с момента совершения нарушения. 

С чего начать: три шага

Для выполнения учетной работы в организации может быть назначен один или несколько работников; отвечать за правильность ведения учета будет непосредственно сам руководитель предприятия. Количество ответственных лиц определяется пропорционально числу военнообязанных сотрудников; если таких лиц два или более — придется сформировать военно-учетный стол и ввести в штатное расписание соответствующие должности. Обязанности по ведению военного учета нужно будет закрепить в должностной инструкции или трудовом договоре.

Должностное лицо, ответственное за ведение ВУ, необходимо обучать, направляя на курсы повышения квалификации; первый раз это нужно будет сделать в течение 12 месяцев с момента назначения. Специального образования для того, чтобы приступить к исполнению обязанностей по ведению ВУ, от специалиста не требуется.

После формирования перечня ответственных за ведение ВУ сотрудников выпускается приказ о их назначении. Его нужно будет издавать перед началом каждого календарного года. 

2. Сформировать рабочий план

Это можно сделать параллельно с подготовкой приказа. План согласовывается также с комиссариатом; если такового на вашей территории не имеется, то можно обратиться за согласованием в орган местного управления. Как и приказ, план обновляется ежегодно, до 31.12

3. Встать на учет

Закон не приводит какого-то общего порядка постановки на учет. Чтобы уточнить, как поставить предприятие на ВУ, позвоните в свой комиссариат или посетите его в рабочие часы. Совершая визит, возьмите с собой:

- Проект приказа;
- План работ;
- Учетную карточку (форма 18);
- Копии: устава, ИНН и выписки из ЕГРЮЛ.

При постановке на учет согласовываются не только указанные документы, но и кандидатуры работников, указанные в приказе в качестве ответственных за ВУ. В случае принятия документов комиссар выдаст вам справку и назначит вашему предприятию регистрационный номер.

Если у предприятия есть филиалы, не являющиеся самостоятельными юрлицами, — ставить на учет каждое отдельно не требуется

5. Подготовить документы

Вам понадобятся документы воинского учета в организации: учетные карточки, журналы, листки-сообщения, расписки, — все, что указано в Методических рекомендациях по ведению воинского учета граждан в организациях, в Приказе №700, Положении №719.

6. Завести делопроизводство по воинскому учету

Нужно будет сформировать перечень сотрудников для ведения воинского учета, осуществить сверку информации личных документов работников и учетных данных по ним, а также заполнить карточки, сформировать картотеку и осуществить прочие действия, указанные в Инструкции №700 от 22.11.2021.

Воинский учет в организации в 2025 г.: образцы приказа и плана работ

Форма приказа приведена в Методических рекомендациях Генштаба ВУ от 11.07.2017, приложение 4. Форма плана есть в том же документе, но в приложении №17. Оформление не является строго установленным — допускается предоставление информации в свободной форме. Однако согласовать с военкоматом будет проще документы, основанные на шаблоне из Методических рекомендаций.

В приказе должно быть указано, кто будет выполнять функции по ведению воинского учета в случае отсутствия ответственного сотрудника (например, по причине нахождения на больничном или в отпуске). Готовый документ направляется на согласование в военный комиссариат или орган, в ведении которого находится воинский учет на территории расположения организации. Согласованный проект приказа подписывается; копия направляется в военкомат, а оригинал остается в специальном архиве, который предприятие за свой счет оборудует для ведения ВУ.

В плане должны отражаться мероприятия по воинскому учету, планируемые организацией в течение всего года; подписывают его начальник по кадрам, ответственный за ВУ специалист и руководитель предприятия, после чего документ можно отдавать на подпись военному комиссару

Пошаговая инструкция по ведению воинского учета

Документы, регламентирующие ведение воинского учета в 2025 году, а именно ФЗ №53, Методические рекомендации, Положение №719 и Инструкция №700, требуют от ответственного сотрудника выполнения следующих обязанностей

1. Проверять документы

Документ	Что проверить
Паспорт	Наличие отметки о ВУ (стр. 13)
Удостоверение по форме 5	Наличие записи о постановке на учет (стр. 2 или 3). Может быть бумажным или электронным
Военный билет	Красная обложка — для солдат, сержантов, прапорщиков, старшин, матросов, мичманов; Зелёная обложка — для офицеров запаса. Проверить отсутствие помарок, исправлений и наличие штампа о постановке на учет. При отсутствии штампа — уведомить военкомат. Возможна замена на временное удостоверение или справку
Персональная карта	Выдается комиссариатом в электронном виде. Проверить срок действия

2. Ставить на учет

Мужчины призывного возрасте, а также военнообязанные запаса должны быть поставлены на учет. Подробнее о постановке на воинский учет можно узнать в Положении №719; срок предоставления сведений — до 1 ноября.

Учитывайте, что в прошлом году поменялся предельный срок пребывания в запасе — уточнить эту информацию можно в ФЗ № 326.

Категории сотрудников, которых нельзя ставить на воинский учет
Сотрудники без военно-учетной специальности
Работники, которые уже проходят военную службу
Сотрудники, исполняющие воинскую обязанность по требованию военного комиссариата
Лица со званием офицера, находящиеся в запасе ФСБ или СВР
Находящиеся на постоянном месте жительства вне пределов Российской Федерации

3. Заполнять учетные карточки

Карточка — главный документ учета ВУ. Корректировать ее данные может только ответственный сотрудник по воинскому учету. несмотря на то, что форм ведения карточки две — бумажная и электронная, полностью отказаться от бумажного варианта закон не разрешает. Заполнять в документе нужно “Общие сведения”, “Сведения о воинском учете”, “Дополнительные сведения”, “Сведения о приеме, переводе, увольнении”. Если военкомат запросит сведения по ВУ — их нужно будет направить в течение 14 дней с момента поступления запроса.

Хранить карточки нужно в алфавитном порядке, сортируя на четыре раздела в соответствии с принадлежностью: офицеры запаса; солдаты-мичманы; женщины с воинской обязанностью; призывники. Можно направлять в  военной комиссариат  уведомление по сведениям воинского учета в госуслугах.

4. Сообщать военному комиссариату о движении работника

Принимая на работу сотрудника, увольняя его или переводя в другое подразделение, ответственный за ВУ в организации должен направить в военкомат соответствующее уведомление в реестр воинского учета в электронном или бумажном виде. В первом случае подать его можно через госуслуги или реестр сведений о воинском учете, во втором — личным визитом.

5. Выдавать документ для постановки на ВУ сотрудникам

Чтобы встать на учет, работнику нужна справка по форме из Положения 719. Ее готовят при приеме, в случае увольнения и в других ситуациях, предполагающих движение работника; она предъявляется военкому вместе с заявкой о постановке на ВУ. Документ о внесении сведений в реестр воинского учета предоставляется в бумажном виде; срок предоставления — до 5 дней. Форма указана в положении 719.

6. Передавать сотрудником повестки

Если пришло уведомление о воинском учете или повестка, то обязанность нанимателя — сообщить об этом сотруднику. Повестка вручается под роспись за три дня до наступления даты приема в военкомате. Работодатель отдает сотруднику оригинал, себе оставляет копию. О повестке необходимо сообщать независимо от присутствия сотрудника на рабочем месте.

7. Информировать о правах и обязанностях 

В задачи нанимателя входит в том числе и разъяснительная работа по вопросам ВУ. Можете подготовить для этого инструкции и памятки, где указан алгоритм действий по постановке на воинский учет, а также информация о санкциях за неявку по повестке и другие нарушения.

8. Сообщать военкому, если сведения поменялись или они некорректны

В карточке учета должны отражаться все изменения в жизни работника — семейное положение, состояние здоровья, место жительство или работы, и прочее. В течение пяти дней с момента поступления сведений по изменению в воинском учете информация должна быть обновлена в учетной карточке, о чем должно быть сообщено в военкомат листком сообщения и уведомлением о внесении в реестр воинского учета по форме из Методических рекомендаций, которые направляются в бумажном либо электронном виде. 

О некорректных и неверных сведениях также нужно сообщить в течение пяти дней по форме 719. Если выявлен сотрудник, не состоящий на ВУ, об этом нужно в трехдневный срок увдеомить военный комиссариат.

9. Осуществлять сверку 

От нанимателя требуется:

- сверять учетные и личные карточки и документы ВУ;

- сопоставлять те же документы с данными военного комиссариата.

Оба вида сверки осуществляются раз в год либо чаще. Документы составляются в бумажном виде.

10. Своевременно снимать работников с учета

Если работник уволился, был признан негодным к несению военной обязанности или его возраст превысил предельный для пребывания в запасе, — его нужно будет снять с ВУ и указать это в личной и учетной карточках.

11. Предоставлять отчетность  в военный комиссариат

Для того, чтобы отчитываться перед военкоматом, разработана форма 18 по учету предприятия, а также формы 19 и 6 — для компаний, которые бронируют сотрудников. Военный комиссариат также необходимо будет уведомить о приеме работников и об их увольнении. Дополнительно военкомат может направить запрос на информацию для отчета, требования к которой укажет в персональном запросе. Все данные предоставляются в бумажной и электронной формах.

1С и воинский учет

В конфигурациях 1С есть встроенные возможности по ведению воинского учета и подготовке отчетности для военкоматов. Включить функционал ведения воинского учета в 1С:ЗУП можно в настройках кадрового учета.

Выбрав опцию “Ведется воинский учет”, вы включите в программе функционал ведения отчетности для военкоматов.

Личные карточки находятся в блоке “Кадровые отчеты”; они ведутся в системе с даты приема до даты увольнения, и записи обновляются по мере их изменения, но не реже раза год.

В программе также можно формировать 18 форму автоматическим образом, проставляя отметку о категории ВУ и заполняя сведения о должности и данные из воинского билета.

В 1С: ЗУП есть удобный функционал формирования отчетности для военных комиссариатов — в том числе и по бронированию.

Формируя отчет по форме 18, укажите период и организацию.

Табличная часть подготовится по клику на кнопку “Сформировать”. Для подготовки формы 6 укажите количество забронированных и работающих сотрудников запаса.

Табличная часть отчета по форме 6 сформируется аналогично форме 18.

Точно так же в конфигурации 1С:ЗУП готовятся карточки Т10, перечни сотрудников для сверки, уведомления о приеме, извещения об увольнениях и другие типы отчетности. Также есть возможность настроить ведение воинского учета в 1С:Бухгалтерия и некоторых других учетных решениях.

Кроме этого, в программах 1С можно автоматизировать напоминания и сроки по ведению ВУ, используя функционал кадрового учета и отчетности. Это поможет неукоснительно соблюдать все требования законодательства, не пропуская сроков предоставления отчетов и другой документации.

Если воинский учет для вас пока в новинку, специалисты “Софт-Юнити” помогут его правильно настроить и в дальнейшем осуществлять ВУ через программы 1С, сокращая рутинную деятельность и способствуя минимизации расходов за счет эффективного и безошибочного ведения учета.